Gdzie bywać, żeby dać się poznać, czyli czemu służą eventy
Corporate

Gdzie bywać, żeby dać się poznać, czyli czemu służą eventy

Organizacja lub udział w dobrym wydarzeniu, niezależnie od skali czy formatu, może znacznie przyczynić się do budowy wizerunku firmy czy instytucji. Oczywiście, w pierwszej chwili na myśl przychodzą nam te największe – premiery produktów Apple lub coroczne pokazy mody Victoria’s Secret, które mają status kultowych. Oryginalny pomysł na event daje często lepszy efekt niż wydarzenie robione z wielkim rozmachem. W końcu nic tak nie zacieśnia relacji biznesowych i nie daje impulsu do nowych przedsięwzięć jak spotkanie w swobodniejszej niż codziennej, biznesowej atmosferze. Niezależnie od tego, jak bardzo format wydarzenia w jego oficjalnej części popycha uczestników do interakcji, zawsze może nadarzyć się okazja do owocnych rozmów kuluarowych.

Dobre eventy to takie, które zapewniają osiągnięcie jakiegoś założonego (choć nie zawsze wymiernego – o czym później) efektu. Są to inwestycje, nowe biznesowe okazje, zacieśnienie więzi z pracownikami i kontrahentami lub odpowiednia ekspozycja wśród naszej grupy docelowej.

Do czego to służy?

Eventy mogą służyć zarówno komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. W przypadku komunikacji wewnętrznej celem będzie integracja i motywacja członków organizacji (np. konferencje konsultantów marek kosmetycznych lub konkretnych środowisk zawodowych). W komunikacji zewnętrznej chodzi o kontakt z klientami – promocję działań, zdobycie nowych klientów (np. launch nowych produktów – wyżej wspomniany Apple, wydarzenia kulturalne – koncerty z serii Męskie Granie). W obu przypadkach celem jest przekazywanie komunikatów ważnych z perspektywy organizacji i popularyzacja marek.

Podczas niedawno zorganizowanej przez think tank Polityka Insight konferencji Ryzyka i Trendy, jeden z moderatorów w trakcie powitania publiczności zgromadzonej w hotelu Intercontinental podkreślił, że jest to wydarzenie nie dla klientów, a dla przyjaciół – tak brzmi idea fix dobrego eventu. Spotkanie o takim charakterze to niepowtarzalna szansa na budowę pogłębionych relacji z osobami, na których nam zależy. Nie traktujmy ich tylko z myślą o realizacji naszych celów – to domena taktyków. Osoby związane z branżą public relations wiedzą, że kluczem naszej profesji jest budowanie i utrzymywanie dobrych, strategicznych relacji z różnymi podmiotami i osobami. To właśnie wtedy otwierają się przed nami prawdziwe szanse, a najlepsze pomysły pojawiają się zdecydowanie częściej podczas nieformalnej rozmowy. Dobrze wiemy, że na oficjalne spotkania uczestnicy przychodzą z jasno określonymi celami i nastawieniem, uzbrojeni w gotowe (często przygotowywane przez nas) narracje. Warto zauważyć, że wielkie i kosztowne konferencje są chlebem powszednim dyplomacji. Jednak nieprawdą byłoby twierdzić, że uczestnicy tych konferencji pojawiają się tam tylko dla oficjalnych wystąpień.

Jak osiągnąć zamierzony efekt?

Ważnym zagadnieniem jest również efektywność. Organizacja wydarzenia, niezależnie od jego formatu i rozmachu, może okazać się strzałem w dziesiątkę jeżeli stoi za nią jakiś pomysł – haczyk, dzięki któremu uda nam się zgromadzić w jednym miejscu i czasie osoby, na których nam zależy. Nieprzypadkowo wiele wydarzeń o charakterze Public Affairs odbywa się w tym samym czasie co przedsięwzięcia dyplomatyczne realizowane przez państwa. O wiele łatwiej pozyskać ciekawego, ważnego z naszej perspektywy mówcę na nasze wydarzenie, zdobyć uwagę interesariuszy lub dotrzeć z naszym przekazem do mediów w czasie, kiedy oficjele debatują za zamkniętymi drzwiami. Bardzo trudno wprost przełożyć nakłady na zakładany efekt. Wielka, zorganizowana z rozmachem konferencja może być mniej efektywna niż kameralne spotkanie przy kawie. Wszystko zależy od stawianych celów i wymagań. Oczywiście, praca z wielkimi budżetami daje komfort i możliwości, ale z całą pewnością nie jest to gwarancja sukcesu.

Jak pokazuje doświadczenie, aktywność to klucz!

Występowanie w czasie różnego rodzaju wydarzeń stwarza okazje do budowy właściwego, kontrolowanego przez nas wizerunku osobistego, lub instytucji, którą reprezentujemy. To świetny sposób na komunikowanie treści dla nas ważnych, niezależnie od charakteru w jakim występujemy na danym wydarzeniu. Jeżeli występujemy w charakterze panelisty, ważne jest aby nasza prezentacja i narracja były ciekawe i angażujące, ponieważ, jak często możemy zauważyć (naprawdę, polecam rozejrzeć się w czasie jakiegoś panelu), widownia niejednokrotnie woli ekrany swoich telefonów od kolejnego nudnego wystąpienia lub oświadczenia. Pracując w administracji publicznej pytałem uczestników różnych konferencji o ich wrażenia. Bardzo często słyszałem odpowiedzi sugerujące, że paneliści „powiedzieli to co mieli powiedzieć” – a gros informacji można wydobyć z nich dopiero w czasie rozmów nieoficjalnych. Udział w konferencjach to doskonały sposób na zdobywanie informacji z rynku -głównie poza oficjalnymi wystąpieniami. Wiele firm decyduje się na wsparcie konferencji jednocześnie nie życząc sobie wielkich brandingów lub nawet nie życząc ich sobie wcale. To, co jest dla nich ważniejsze, to szansa na kameralne rozmowy.

Podsumowując, udział w wydarzeniach branżowych lub ich organizowanie to nieodzowne części prowadzenia biznesu. To szansa na ekspozycję, skuteczne komunikowanie, zdobycie nowych kontaktów i pogłębienie obecnych relacji. Do zobaczenia przy najbliższej okazji!

Wojciech Maćkowski​

Wojciech jest członkiem zespołu zajmującego się komunikacją korporacyjną i public affairs, w szczególności klientami z sektora przemysłu zbrojeniowego.​

Proponowane